Wydziału Administracyjno - Finansowego

Do zakresu działania Wydziału Administracyjno - Finansowego należy:

1. w zakresie planowania i analizy:

1. sporządzanie projektu planu finansowego jednostki na podstawie danych z komórek merytorycznych i nadzór nad jego realizacją;
2. przygotowywanie wniosków o dokonanie zmian w budżecie powiatu oraz WPF związanych z zakresem działania Zarządu Dróg;
3. bieżąca analiza zaangażowania planu wydatków i informowanie Dyrektora o wysokości posiadanych przez jednostkę środków finansowych.

2. w zakresie finansów:

1. organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów finansowo – księgowych i nadzór  nad przestrzeganiem obowiązujących zasad i stosowaniem wzorów dokumentacji finansowo-księgowej;
2. współpraca ze Starostwem Powiatowym w Kartuzach w zakresie zapewnienia odpowiedniego poziomu środków pieniężnych na regulowanie bieżących płatności jednostki.

3. w zakresie wykonywanie czynności związanych z operacjami bankowymi:

1. podejmowanie z banku gotówki za pomocą czeku;
2. sporządzanie przelewów bankowych.

4. w zakresie płac:

1. obsługa wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej;
2. naliczanie świadczeń z ubezpieczenia społecznego i sporządzanie deklaracji oraz wszelkich rozliczeń z ZUS zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
3. sporządzanie zaświadczeń o wynagrodzeniach dla pracowników;
4. dokonywanie wszelkich rozliczeń z urzędami skarbowymi i pracownikami, sporządzanie deklaracji podatkowych;
5. sporządzanie miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych sprawozdań budżetowych;
6. sporządzanie sprawozdań finansowych, w szczególności bilansu jednostki, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszach oraz informacji dodatkowej;
7. sporządzanie sprawozdań statystycznych.

5. w zakresie księgowości:

1. opisywanie dokumentów finansowo-księgowych pod względem treści przedmiotu zamówienia;
2. sporządzanie wniosków o zaangażowanie środków budżetowych obciążających plan finansowy wydatków;
3. przyjmowanie i rejestrowanie w systemie finansowo- księgowym dokumentów księgowych oraz sprawdzanie ich zgodności pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, zakwalifikowania jako wydatek związany ze sprzedażą opodatkowaną oraz kompletności dokumentacji;
4. bieżące uzgadnianie sald kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych jednostki;
5. prowadzanie ewidencji księgowej środków trwałych;
6. wykonywanie określonych w przepisach prawa czynności w zakresie inwentaryzacji składników majątkowych jednostki;
7. analiza zgodności realizacji zadań inwestycyjnych z przyjętym planem finansowym na dany rok budżetowy , obowiązującym WPF, zawartymi umowami z wykonawcami i dostawcami, harmonogramem (zgłaszanie zagrożeń, problemów itp.);
8. prowadzenie ewidencji na potrzeby podatku od towarów i usług (VAT), oraz odprowadzanie należnego podatku.

6. w zakresie windykacji:

1. dokonywanie czynności sprawdzających w zakresie terminowości wpłat należności z tytułu opłat wynikających z decyzji za zajęcie pasa drogowego;
2. naliczanie odsetek za zwłokę w zapłacie należności z tytułu opłat naliczanych na  podstawie przepisów o drogach publicznych;
3. podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze;
4. dokonywanie rozliczeń ze zobowiązanymi z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości.

7. w zakresie administracyjno-gospodarczym:

1. administrowanie budynkami Zarządu Dróg, oraz planowanie ich remontów i konserwacji, w tym prowadzenie książek obiektów budowlanych;
2. zabezpieczenie mienia przed pożarem, kradzieżą i innymi zniszczeniami;
3. organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego;
4. organizacja konserwacji sprzętu i wyposażenia technicznego Zarządu Dróg;
5. prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odpadami wytwarzanymi w Zarządzie Dróg.

8. w zakresie spraw kancelaryjnych:

1. zapewnienie pracy sekretariatu;
2. odbieranie i  łączenie rozmów telefonicznych;
3. obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej;
4. administrowanie platformami elektronicznymi.

9. w zakresie spraw pracowniczych:

1. współdziałanie w  sprawach związanych z zatrudnianiem, zwalnianiem pracowników Zarządu Dróg;
2. prowadzenie obsługi administracyjnej komisji rekrutacyjnej (nabór pracowników);
3. koordynowanie spraw związanych z okresową oceną pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych;
4. wydawanie zaświadczeń dotyczących stosunku pracy, świadectw pracy i opinii;
5. ustalenie i aktualizacja uprawnień pracowników do dodatków stażowych, podstawy do wymiaru urlopów oraz koordynowanie sporządzania planów urlopów  i wystawianie kart urlopowych;
6. wystawianie delegacji służbowych i prowadzenie  ich ewidencji;
7. sporządzanie upoważnień oraz umów w zakresie korzystania z samochodów służbowych oraz prywatnych do celów służbowych;
8. prowadzenie i  aktualizacja kartoteki osobowej;
9. kontrola i współdziałanie w organizowaniu badań lekarskich;
10. współudział w przygotowywaniu zakresów czynności  pracowników;
11. koordynowanie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy;
12. prowadzenie ewidencji i wyliczanie ekwiwalentów za użytkowanie odzieży i obuwia;
13. prowadzenie spraw Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
14. Prowadzenie prac w zakresie stosowania, utrzymania i doskonalenia kontroli zarządczej.
15. Prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w Zarządzie Dróg przez organy kontroli zewnętrznej, koordynowanie przygotowania projektów odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz wykonania zaleceń pokontrolnych.
16. Prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami.
17. Redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Zarządu Dróg w zakresie funkcjonowania Wydziału administracyjno-finansowego.
18. Prowadzenie Archiwum Zakładowego zgodnie z instrukcją archiwalną.
19. Prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej.
20. Prowadzenie spraw związanych z odszkodowaniami z tytułu szkód z odpowiedzialności cywilnej Zarządu Dróg.
21. Ogólny nadzór i koordynacja wykonywania zarządzeń Dyrektora Zarządu Dróg.